Menu

Communicatie via internet

Ik wil een website. Waar moet ik aan denken?

Download de brochure Communicatie via internet als pdf

Strategie / visie

Doel van website
Elke organisatie die wil gaan communiceren via Internet (website), dient zich af te vragen wat het doel is van die communicatie. Informatie verstrekken? Contact met klanten onderhouden? Een positief beeld uitdragen of versterken? Handel drijven? Diensten aanbieden? Extra omzet realiseren? Nieuwe klanten verwerven?
Als het goed is, wordt (en) deze doelstelling(en) geformuleerd in een communicatieplan. Zo’n plan bevat de communicatiedoelstellingen van de organisatie als geheel – meestal voor een bepaalde tijdsspanne – en welke communicatie-inspanningen daarmee zijn gemoeid.

Communicatiedoelstellingen (3) worden afgeleid uit marketingdoelstellingen (2), die op hun beurt weer voortvloeien uit de organisatiedoelstellingen (1).
Voorbeeld voor Profit
Een ondernemer stelt zich ten doel om lampen te maken, volgens een bepaald concept en bestemd voor een bepaalde markt en doelgroep (1). Hij kiest hoe hij deze lampen gaat afzetten, tegen welke (concurrerende) prijs en welk marktaandeel hij straks wil verwerven (2). Om dat te bereiken zal hij via een of meer media bekendheid moeten geven aan het product en daarbij de onderscheidende waarden benadrukken (3).
Voorbeeld voor Non-profit
Een zorginstelling stelt zich ten doel om hoogwaardige zorg te verlenen aan ouderen (1). Zij formuleert wat de kenmerken zijn van de dienstverlening, hoe onderscheidend die is ten opzichte van andere instellingen en hoeveel cliënten zij wil aantrekken (2). Om dat te bereiken zal zij via een of meer media bekendheid moeten geven aan de instelling en daarbij de onderscheidende waarden benadrukken (3).

Plaats in communicatiebeleid
In het communicatieplan staat welke plaats de website heeft binnen het communicatiebeleid. Belangrijk is om de juiste afstemming te krijgen tussen de website met en andere uitingen (brochures, advertenties, commercials etc) en om de hoogte van het budget te bepalen voor het maken van de website. De ene organisatie ziet de website als een aanvullend medium, de ander juist als speerpunt van haar communicatiebeleid.

Doelgroep / gebruikers
Voor wie is de site bestemd? Het antwoord op die vraag hangt samen met de doelstelling van de site. De doelgroep kan zeer divers zijn: bestaande/nieuwe klanten, mannen/vrouwen, jongeren/ouderen, zakelijk/particulier. Een profielschets van de gebruiker(s) is een belangrijk gegeven voor de bouw en inrichting van de site. Vaak wordt daartoe gebruik gemaakt van een communicatiematrix. Is de doelgroep eenmaal geformuleerd, dan is het belangrijk om tijdens de bouw die toekomstige gebruiker steeds voor ogen te houden.

Gebruik: communicatief, interactief
Het toekomstig gebruik van de website kan variëren, van publicatie (eenrichtingsverkeer) tot en met interactie (tweerichtingsverkeer). Ook dat wordt bepaald door wat met de website wordt beoogd. Voorbeelden van interactief gebruik zijn: antwoord- en vraagfaciliteiten, bestelformulieren, tests, tellers, zoekfunctie, profielgebruik, polls, downloaden, winkelen/betalen. Het gebruik van de site kan op veel manieren worden aangemoedigd, via tekst, beeld en geluid. Met de komst van hoge-snelheidsverbindingen als kabel, ADSL en glasvezel is het gebruik van audio en video op websites steeds gangbaarder.

Plaats binnen organisatie
Een website staat nooit op zichzelf. Zij is een verlengstuk van de afzender en bepaalt mede het gezicht ervan. De plaats binnen de organisatie die de website inneemt, heeft consequenties voor die organisatie. Bijvoorbeeld dat u tijdig moet reageren op vragen, bestellingen uitvoeren vanuit de website of voor het actueel houden van de geboden informatie. Bij het publiceren van een website moet daarmee terdege rekening worden gehouden.

Bekendheid geven
Staat de website eenmaal online, dan is het zaak om er bekendheid aan te geven. Bij grotere organisaties geschiedt dat meestal op basis van een promotieplan. Er zijn verschillende manieren om promotie te geven aan de site. Online (email, zoekprogramma’s, links, advertenties op andere websites), via bestaande media (brochure, briefpapier, nieuwsbrief etc) of door middel van speciale acties (bv direct mail/email). Hoe relevanter de informatie en de verwijzingen op de site, des te hoger de site door zoekmachines op de lijst met zoekresultaten wordt gezet.

Bezoekersstatistieken
Hoe vaak wordt de site bezocht? Door wie? Hoe lang? Welke pagina’s zijn het meest in trek? Deze en andere vragen worden beantwoord via een statistiekmodule die aan de site kan worden gekoppeld. De statistische gegevens zijn een belangrijke informatiebron om de site te optimaliseren.
Ook kan het raadzaam zijn een enquête of steekproef onder gebruikers te houden, om meer te weten te komen over gebruik en gebruikers.

Restyling bestaande website
Een goede website wordt regelmatig geactualiseerd. Maar ook de structuur en vormgeving zijn op een zeker moment aan revisie toe. Zo’n restyling van de website kan samengaan met het ontwikkelen van een nieuwe huisstijl, maar ook op zichzelf staan. Ook uitbreiding van de site kan een reden zijn om de site opnieuw in te richten en/of vorm te geven.

 

Aanpak

Formeren projectgroep
Het realiseren van een website is vaak een langdurig en gecompliceerd project, waarbij meerdere partijen en disciplines betrokken zijn. Voor een doeltreffende aanpak is het zaak om vooraf het besluitvormings-
proces vast te leggen. In veel gevallen is het aan te bevelen om een projectteam te formeren dat de organisatie van het project op zich neemt en als aanspreekpunt fungeert voor alle betrokkenen. Voor een effectieve procesgang is het belangrijk dat het projectteam voldoende mandaat krijgt. Dat kan onder meer door een of meer beslissers in de groep op te nemen.

Taakverdeling en communicatie
Een goede taakverdeling bevordert de snelheid en efficiëntie. Omdat vaak meerdere (externe) partijen bij het project betrokken zijn, is de onderlinge communicatie van groot belang. Ook is het belangrijk om de eind-verantwoordelijken (directie, eigenaren) regelmatig op de hoogte te houden van de stand van zaken.

Opstellen en uitvoering stappenplan
Een weloverdacht stappenplan (met tijdspad) is de leidraad voor het bouwproces van de website. Dat is de tweede taak van het projectteam. Na het opstellen ervan dienen alle betrokkenen er hun goedkeuring en steun aan te geven. De uitvoering van het stappenplan (zie ook hierna) wordt bewaakt door de projectleider.

Technische realisatie
Communicatie via Internet heeft de nodige technische implicaties. Op welke server komt de site staan? Wie gaat hem beheren en op welke wijze? Welke extra functies moet de site bevatten? Is de site met alle besturingssytemen (Windows, Apple, Linux) en programma’s (Internet Explorer, Firefox, Safari) te raadplegen? Is de site snel, komt hij snel op het scherm? Heeft de website (deels) een besloten karakter? Met eventuele technische beperkingen moet rekening
worden gehouden bij de bouw.

Beheer & onderhoud
Een deskundig beheer en onderhoud van de website is onontbeerlijk voor het gebruik en de aantrekkingskracht. Wie gaat dat beheer verzorgen, technisch en inhoudelijk? Wie neemt de redactie op zich en op welke wijze? Met een redactiemodule, ook wel Content Management Systeem (CMS) genoemd, is het zelf onderhouden van een website redelijk eenvoudig. Er zijn veel verschillende CMS’en in omloop. Voor een juiste keuze is een deskundig advies raadzaam.

 

Stappenplan

1. Domeinnaam & -registratie
Kies een domeinnaam waaronder de website bereikbaar is. Logisch is om een domeinnaam te kiezen die vanzelfsprekend aansluit bij de (bedrijfs)naam van de afzender (www.[naam].nl) of bij het doel van de site (bv. www.voetbal.nl). Zorg voor een tijdige registratie van de domeinnaam. Leg eventueel, met het oog op de toekomst of bij gebruik van meerdere producten/diensten, meerdere namen vast. Denk behalve aan .nl-domeinen ook aan .eu, .info, .org. Check vooraf of de namen nog beschikbaar zijn en stem daar de namen van producten/diensten op af.

2. Concept
Een doordacht concept is de basis voor elke goede website. Zo’n concept sluit in vorm en inhoud aan op de huisstijl en andere uitingen, versterkt het imago, is de weerslag van de boodschap (menu) en biedt een structuur voor de inhoud (sitemap). Inhoudelijk zorgt het concept ervoor dat de site beantwoordt aan de vragen en wensen van de bezoeker. In technisch opzicht zorgt het concept voor een juiste afstemming op het gebruik en de gebruiker(usability).

3. Sitemap (inhoudsopgave)
Het siteplan of sitemap is een goed uitgangspunt om alle relevante informatie te verzamelen voor de beoogde pagina’s.

4. Teksten schrijven
Een goede webtekst voldoet aan een aantal kenmerken: helder, bondig, doel- en doelgroepgericht en voorzien van links (intern en extern). Het inhuren van een gespecialiseerde tekstschrijver kan veel onheil voorkomen.

5. Vormgeving
Ontwerpen voor het scherm is anders dan voor gedrukte media. Bij een goede vormgeving wordt rekening gehouden met de technische beperkingen (resolutie, schermgrootte, browsertype, laadsnelheid) van het Web. Een webdesigner kan daarin deskundig adviseren en begeleiden.

6. Functionaliteiten
Een website kan tal van extra functies herbergen. Bestelformulieren, contactformulier, content
management system (CMS), spelletjes, film, geluid, winkelen/betalen: het is zaak om alle gewenste functies tijdig aan te geven, zodat er bij de bouw, het beheer en het onderhoud van de website rekening mee kan worden gehouden. Voor sommige onderdelen kan verdere uitbesteding nodig zijn. Bij de keuze voor een CMS is het belangrijk om daar in een vroeg stadium afstemming over te hebben. Dat voorkomt later aanpassingen tijdens de bouw van de site.

7. Bouw
Als de tekst, vormgeving en extra functionaliteit goed-gekeurd zijn, kan de site gebouwd worden. Belangrijk is om in dit stadium te controleren of het eventuele CMS ook volgens opzet kan worden gerealiseerd.

8. Test en toetsing (eerste oplevering)
Na de eerste oplevering wordt een testfase afgekondigd waarin de site en het eventuele CMS worden beproefd op inhoud, consistentie, gebruikersvriendelijkheid, links, functionaliteit. Bij meerdere groepen gebruikers kan het verstandig zijn om een testgroep in te stellen.

9. Website activeren (tweede oplevering)
Na het herstellen van onvolkomenheden uit de testfase kan eventueel nog een tweede testfase worden ingesteld. Daarna wordt de site geactiveerd en openbaar gemaakt via Internet.

10. Vindbaarheid voor zoekmachines
Het aantal zoekprogramma’s waarvan men gebruik maakt, is op één hand te tellen. Google wordt verreweg het meest gebruikt. Het is aan te bevelen om de site zo snel mogelijk na publicatie aan te melden bij de zoekprogramma’s. Om goed gevonden te worden, dus een hoge postie op de resultatenlijst van een zoekopdracht te bewerkstelligen, is het van belang dat de tekst , met name die op de homepage, gerichte sleutelwoorden bevat. Ook telt mee voor een goede vindbaarheid dat de site links van en naar andere relevante sites bevat.

11. Promotie
Al tijdens de bouw is het goed om na te denken over het bekendheid geven aan de site. Om te beginnen kan het site-adres (URL) vermeld worden op briefpapier, in nieuwsbrieven, in emails, banners, op visitekaartjes, in bestaande advertenties e.d. Ook kunnen gerichte promotie-acties worden opgezet, zoals een direct-mailcampagne van email of per post en uitingen in andere media (kranten/tijdschriften, RTV).

12. Onderhoud
Na de oplevering van de site komt het aan op het onderhouden van de site. Zorg voor goede afspraken, wie de site bijhoudt, hoe vaak en met welke informatie. Controleer regelmatig of de updates juist worden verwerkt.

 

Begroting en planning

Hoeveel kost een website? Die vraag is niet in een handomdraai beantwoord. De prijs is van verschillende factoren afhankelijk. Een niet al te grote, eenvoudige site met standaardopties is veel sneller gerealiseerd en daarmee goedkoper dan een uitgebreide, complexe site met extra functies. En een professionele vormgeving kost uiteraard meer dan een simpele aanpassing van een bestaande huisstijl.
Bij de begroting dient u rekening te houden met de volgende posten:

Eenmalig

  • advies: betrekt u externe experts bij uw Internetproject?
  • concept: structuur, basisontwerp en tekstuele aanzet
  • tekst: schrijft u zelf of huurt u professionele tekstschrijvers in?
  • vormgeving: eigen gezicht passend in huisstijl met heldere navigatie
  • techniek: Wordpress, Joomla
  • functionaliteit: email, responsefunctie, multimedia, downloads, cms, winkelen en betalen
  • onderhoud: wel of niet een content management syteem?

 

 

Structureel

  • onderhoud: technisch, redactioneel
  • technische kosten: serverruimte, domeinreservering, abonnement
  • backoffice: afhandeling email- en ander verkeer
  • techniek: XHTML, WordPress, Magento, Drupal etc.
  • SEO

 

 

Planning
Een goede website maken kost tijd. Reken eerder in maanden dan in weken. Zeker in het begin is het van belang om voldoende tijd te reserveren, o.a. voor strategie en concept. Maar ook de uitwerking vergt aandacht. Er moeten teksten komen, de vormgeving en de structuur dienen beoordeeld te worden, de afstemming met andere uitingen moet goed zijn. Ook hier wegen de laatste loodjes vaak zwaar, zoals het corrigeren van teksten, het controleren van interne en externe links en het uittesten van de verschillend functies.

Globaal moet u voor een middelgrote website (5 – 20 pagina’s) aan tijd inschatten:

  • voorbereiding: 2 weken
  • concept & vormgeving: 1 weken
  • bouw & uitwerking: 2 weken
  • test & oplevering 1 week

De snelheid van resultaat is afhankelijk van het aantal mensen/agenda’s, korte/langere lijnen en prioriteitsstelling. Als haast geboden is, kan dezelfde site ook in pakweg twee of drie weken op internet staan.

© 2015 Dickhoff Design. Deze informatie is samengesteld in samenwerking met Morgenstrand Communicatie.

No comments

    Leave a comment

    You must be logged in to leave a comment.